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sábado, 19 de diciembre de 2020

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Microsoft Outlook: Crear plantilla para firma de Outlook y distribuirla. - Parte 1

En el laboratorio de hoy, vamos a ver como podemos crear una plantilla básica de firma de Outlook que seguidamente usaremos para distribuir entre los usuarios. De este modo, conseguiremos que cada usuario pueda modificar la plantilla base con sus datos personales y obtendremos una homogeneidad general en las firmas de Microsoft Outlook en nuestra organización, mismo logotipo, mismo tamaño, mismo tipo y color de letras, disclaimer corporativo, etc...

Hemos dividido este laboratorio en dos artículos a los que podéis acceder usando el índice que mostramos a continuación.
En primer lugar, vamos a generar una nueva firma de Microsoft Outlook que usaremos como plantilla base. 

Abriremos Microsoft Outlook, y accederemos a la sección llamada ARCHIVO. La sección ARCHIVO se encuentra situada en la parte superior izquierda de la ventana de Microsoft Outlook.

En el menú de opciones de la sección llamada ARCHIVO, situado en la parte izquierda de la ventana, seleccionaremos la opción llamada Opciones.

Esto abrirá una nueva ventana emergente llamada Opciones de Outlook, en el menú lateral izquierdo de dicha ventana seleccionaremos la opción Correo.

De todas las opciones disponibles en de sección Correo, pulsaremos en el botón llamado Firmas.

Aparecerá una nueva ventana emergente llamada Firmas y Plantilla. En el menú situado en la parte superior de la ventana Firmas y Plantilla, seleccionaremos la sección llamada Firma de correo electrónico.

Una vez nos encontremos en la sección Firma de correo electrónico, buscaremos el botón llamado Nueva y lo pulsaremos.

Aparecerá una pequeña ventana emergente llamada Nueva firma, solo tenemos que escribir un nombre para identificar nuestra nueva firma y pulsar el botón Aceptar.

Después de esto, habremos creado nuestra plantilla de firma vacía. Seleccionaremos el nombre de la nueva firma de Microsoft Outlook vacía y nos dirigiremos al recuadro de texto llamado Editar Firma.

En el recuadro de texto llamado Editar Firma, vamos a dar forma a nuestra nueva plantilla. Estableceremos el logotipo, tipo y color de letras, etc...

Si no estáis familiarizados con el proceso de creación de una nueva para vuestros mensajes de Microsoft Outlook, os recomendamos accedáis a los enlaces que mostramos a continuación.
En nuestro ejemplo, crearemos una firma básica de Outlook que contenga como información el numero de teléfono de cabecera de la empresa, la dirección de la sede y el logotipo.

De este modo, el usuario final solo tendrá que añadir su nombre, su cargo y correo electrónico, por ejemplo. Pero la base de la firma será igual para todos los trabajadores.

Una vez tengamos creada la nueva plantilla de firma, guardaremos los cambios y nos dirigiremos a la ubicación donde se guardan los archivos de plantilla para las firmas de Microsoft Outlook.

c:\usuarios\[NOMBRE_USUARIO]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Copiaremos todo el contenido del directorio Signatures y procederemos a mover los archivos que componen la nueva plantilla de firma desde el equipo origen, a una ubicación compartida a la que tengan acceso todos los usuarios y equipos de nuestra red.

El contenido será:
  • Un directorio.
  • Un archivo HTML.
  • Dos documentos de texto.


Puedes continuar leyendo este articulo accediendo al enlace que mostramos a continuación.

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